Fichaje digital vs. Excel o papel: por qué ya no basta ante una inspección
Un Excel o un cuaderno de fichajes en papel es legal para registrar la jornada, pero es la opción de mayor riesgo: si se puede editar sin dejar rastro, no cumple el estándar de "sistema objetivo, fiable y no manipulable a posteriori" que exige el TJUE, y deja a la empresa sin forma de demostrar que los datos no se alteraron.
Claves de este artículo
- Excel y papel son legales, pero no ofrecen trazabilidad por defecto.
- El TJUE exige un sistema "fiable y no manipulable a posteriori" (C-55/18), no solo "algo apuntado".
- El Tribunal Supremo (STS 637/2023) exige que el registro refleje el horario real, no un turno teórico.
- La diferencia real no es el formato, es si el sistema deja rastro de cada modificación.
¿Por qué un Excel no es la mejor opción, aunque sea legal?
Un Excel compartido en una carpeta de red permite registrar la jornada, pero no impide que alguien edite retroactivamente una hora de entrada o salida sin dejar ningún rastro de ese cambio. Esto es exactamente lo que el TJUE, en el caso C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank, 14 de mayo de 2019), buscó evitar al exigir un sistema "objetivo, fiable y accesible" para computar la jornada diaria.
La ley no prohíbe el Excel como herramienta. El problema aparece cuando llega una inspección o una reclamación: si el archivo se puede modificar sin dejar huella de quién, cuándo o por qué se cambió un dato, la empresa no puede demostrar que el registro exportado hoy es el mismo que existía el día que se generó.
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¿Qué exige realmente la ley sobre el contenido del registro?
El Tribunal Supremo, en su sentencia 637/2023, dejó claro que el registro debe reflejar el horario concreto, real y efectivo trabajado cada día — no un turno teórico precargado, ni siquiera en jornadas con distribución flexible. Esto tiene una consecuencia práctica importante para quien usa Excel: no basta con copiar el horario "tipo" del contrato cada mes, hay que registrar la hora real de entrada y salida, día a día.
Un Excel bien llevado puede cumplir esto en el papel, pero exige disciplina manual constante — y cualquier casilla modificada después de los hechos, sin control de versiones, plantea la misma duda: ¿este dato es el real, o el que alguien decidió que constara?
¿Qué diferencia realmente a un sistema digital?
La diferencia no es el formato del archivo, es la trazabilidad:
- Registro de auditoría: quién cambió qué, cuándo y con qué justificación.
- Inmutabilidad del dato original: el fichaje inicial queda preservado aunque se corrija después.
- Conservación garantizada durante los 4 años exigidos por el art. 34.9 ET, sin depender de que nadie borre un archivo por error.
- Exportación fiable para una inspección o un requerimiento, sin depender de que alguien recuerde dónde quedó guardada la última versión.
texto explica qué ocurre exactamente si, ante una inspección, no se puede demostrar esta trazabilidad.
¿Y un reloj de fichar tradicional?
Un reloj de fichar que solo imprime tickets de papel plantea un problema parecido al del Excel: es fácil de perder, difícil de conservar íntegro durante 4 años, y no genera por sí mismo un registro digital exportable ante una inspección. Si el reloj sí genera un registro digital respaldado y exportable, el análisis cambia — lo relevante sigue siendo la trazabilidad del dato, no el aparato físico que lo capturó.
Cómo lo resuelve Sellotia
Sellotia encadena cada fichaje mediante un hash SHA-256 al fichaje anterior: cualquier alteración posterior queda expuesta de inmediato, y cada corrección manual queda auditada con quién la hizo y cuándo — nunca como un cambio silencioso. Esto traslada el estándar del TJUE de "sistema no manipulable" de la teoría a algo verificable, incluso de forma pública, mediante una herramienta de verificación de la cadena de hashes accesible para cualquier inspector o trabajador.
Migrar desde Excel no exige perder el histórico: basta con conservar los registros anteriores durante el periodo legal de conservación y empezar a fichar desde el nuevo sistema desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal llevar el registro de jornada en Excel?
No es ilegal en sí mismo, pero es la opción de mayor riesgo: si el archivo se puede editar sin dejar rastro, no cumple el estándar de "sistema fiable y no manipulable a posteriori" que exige el TJUE, y la empresa asume toda la carga de demostrar que los datos no se alteraron.
¿Qué diferencia a un fichaje digital de una hoja de Excel?
La trazabilidad. Un sistema de fichaje digital con registro de auditoría deja constancia de quién modificó un dato, cuándo y por qué; un Excel compartido no distingue una edición legítima de una alteración posterior a conveniencia.
¿Puede un reloj de fichar tradicional ser suficiente?
Depende de si genera un registro exportable y trazable. Un reloj que solo imprime tickets de papel sin respaldo digital plantea el mismo problema que un Excel: es fácil de perder, falsificar o no conservar los 4 años exigidos por el art. 34.9 ET.
¿Qué pasa si mi empresa ya usa Excel y quiere migrar?
No hay ningún problema legal en migrar; de hecho, es lo recomendable. Lo importante es conservar los registros anteriores durante el periodo de 4 años exigido y asegurarse de que el nuevo sistema cumpla el estándar de trazabilidad desde el primer día.
En resumen
Excel y papel no están prohibidos, pero exponen a la empresa justo en el momento en que más lo necesita: cuando hay que demostrar que un registro no se alteró. La diferencia real frente a un sistema digital no es la herramienta, es si deja rastro de cada cambio.
Migra tu registro a Sellotia sin perder tu histórico y con trazabilidad desde el primer fichaje.
Escrito por Miguel Ángel, fundador de Sellotia. Conoce su trayectoria y metodología legal →